Gap analysis ISO 45001: cómo hacerlo y tabla por cláusulas
El gap analysis o análisis de brechas es lo primero que conviene hacer al implantar ISO 45001: comparar cómo trabaja hoy la empresa con lo que pide la norma y sacar de ahí la lista de lo que falta. Aquí tienes cómo hacerlo, una escala de puntuación, una tabla por cláusulas con la evidencia que hay que mirar y un ejemplo de cómo se convierte en plan de acción.
Qué es y para qué sirve
Es una foto de la distancia entre la situación actual y los requisitos de ISO 45001:2018, que es la versión vigente mientras la revisión anunciada no se publique. Sirve para tres cosas: saber cuánto trabajo hay, poner fecha a la certificación con datos y justificar ante la dirección los recursos que se le van a pedir.
No figura entre los documentos obligatorios de ISO 45001 y no hace falta enseñárselo al auditor. Tampoco es la auditoría interna de la cláusula 9.2: esa es un requisito y se hace con el sistema ya en marcha, mientras que el gap analysis es previo.
Cómo hacerlo, en cinco pasos
- Fija el alcance provisional. Qué centros y actividades entrarían. Si no lo decides antes, cada entrevista se medirá con una vara distinta.
- Reúne lo que ya hay. Plan de prevención, evaluación de riesgos, planificación preventiva, actas del comité, formación, investigaciones de accidentes y coordinación con contratistas.
- Baja al terreno. Habla con mandos y trabajadores y mira cómo se trabaja. Un procedimiento que nadie sigue no cierra ninguna brecha.
- Puntúa cada fila de la tabla y anota la evidencia que has visto, no la impresión que te ha quedado.
- Convierte las brechas en acciones con responsable, plazo y recursos.
La escala de puntuación
La norma no impone ninguna. Esta es sencilla y obliga a separar lo que se hace de lo que se puede demostrar:
| Nota | Significa | Qué toca hacer |
|---|---|---|
| 0 | No existe | Diseñarlo desde cero |
| 1 | Se hace a veces o solo en parte | Definirlo y extenderlo |
| 2 | Se hace, pero sin evidencia | Dejar registro, si la norma o la ley lo piden o si hace falta para demostrarlo |
| 3 | Se hace y se puede demostrar | Mantenerlo |
No saques una media final. Un 2,4 no dice nada y esconde lo importante: un 0 en consulta a los trabajadores pesa más que tres décimas en comunicación.
Tabla de gap analysis por cláusulas
Copia esta tabla en una hoja de cálculo y añade columnas para la evidencia vista, la acción, el responsable y el plazo. Son los títulos y el resumen de cada apartado, no el texto de la norma, así que hay que tener delante un ejemplar para contrastar cada fila.
| Cláusula | Tema | Qué mirar | Nota (0-3) |
|---|---|---|---|
| 4.1 y 4.2 | Contexto y partes interesadas | Análisis de cuestiones internas y externas; lista de partes interesadas y qué esperan | |
| 4.3 y 4.4 | Alcance y sistema | Alcance escrito, con centros y actividades; mapa de procesos | |
| 5.1 | Liderazgo y compromiso | Decisiones y recursos aprobados por la dirección; cómo rinde cuentas | |
| 5.2 | Política de SST | Política firmada, comunicada y con los compromisos que pide la norma | |
| 5.3 | Roles y responsabilidades | Funciones asignadas por escrito y conocidas por quienes las tienen | |
| 5.4 | Consulta y participación | Actas del comité o de los delegados de prevención; cómo participan los trabajadores sin cargo directivo | |
| 6.1.2 | Peligros y evaluación de riesgos | Evaluación al día, metodología, tareas no rutinarias y riesgos del propio sistema | |
| 6.1.3 | Requisitos legales y otros | Lista de requisitos aplicables y quién la actualiza | |
| 6.1.4 y 6.2 | Planificación y objetivos | Planificación preventiva; objetivos medibles con responsable, plazo y recursos | |
| 7.1 y 7.2 | Recursos y competencia | Presupuesto; formación por puesto y evidencia de competencia | |
| 7.3 y 7.4 | Toma de conciencia y comunicación | Qué saben los trabajadores de sus riesgos y de la política; qué se comunica, a quién y cuándo | |
| 7.5 | Información documentada | Cómo se aprueban, actualizan y localizan los documentos | |
| 8.1.1 y 8.1.2 | Control operacional y jerarquía de controles | Instrucciones y permisos de trabajo; medidas en el orden que marca la norma | |
| 8.1.3 | Gestión del cambio | Qué pasa antes de meter una máquina, un proceso o un turno nuevos | |
| 8.1.4 | Compras, contratistas y contratación externa | Criterios de compra; coordinación de actividades con contratistas | |
| 8.2 | Emergencias | Plan, simulacros, formación y revisión tras cada simulacro o emergencia | |
| 9.1 | Seguimiento y evaluación del cumplimiento | Indicadores, calibración de equipos y registro de la evaluación legal | |
| 9.2 | Auditoría interna | Programa, auditores imparciales e informes | |
| 9.3 | Revisión por la dirección | Acta con entradas, decisiones y comunicación a los trabajadores | |
| 10.2 | Incidentes y acciones correctivas | Investigaciones con causas y comprobación de que la acción funcionó | |
| 10.3 | Mejora continua | Qué se ha mejorado y cómo se ha comunicado |
Las cláusulas 6.1.2 y 5.4 son las que más tiempo merecen. Si necesitas apoyo, tienes guías de evaluación de riesgos, consulta y participación, control operacional y emergencias.
Si ya cumples la Ley de Prevención, no partes de cero
Una empresa española ya está obligada a tener plan de prevención, evaluación de riesgos y planificación preventiva (art. 16 de la LPRL), medidas de emergencia (art. 20), consulta y participación (arts. 33 y 34) y coordinación de actividades con otras empresas (art. 24 y RD 171/2004). Eso da puntos de partida en 6.1.2, 8.2, 5.4 y 8.1.4.
Donde suele haber más brecha es en lo que la ley no plantea con la misma forma: contexto y partes interesadas, objetivos con plan propio, gestión del cambio, auditoría interna del sistema y revisión por la dirección. Ojo con dar por cubierta una fila solo porque la lleva el servicio de prevención ajeno: la norma mira cómo la gestiona la empresa. Y la certificación no sustituye a las obligaciones legales: son cosas complementarias.
Ejemplo: de la brecha a la acción
Empresa inventada para el ejemplo: taller metalúrgico de 40 personas, con servicio de prevención ajeno y sin ningún sistema certificado.
| Cláusula | Nota | Evidencia vista | Acción | Responsable y plazo |
|---|---|---|---|---|
| 4.1 y 4.2 | 0 | No hay análisis de contexto ni de partes interesadas | Sesión de trabajo con la dirección y documento de contexto | Gerencia, mes 1 |
| 5.4 | 1 | Actas del comité al día; los trabajadores no participan al investigar incidentes | Definir cómo participan en investigación y en evaluación de riesgos | Resp. de prevención, mes 2 |
| 6.1.2 | 2 | Evaluación del servicio ajeno al día; los mantenimientos no rutinarios no aparecen | Ampliarla con esas tareas | Resp. de prevención y SPA, mes 2 |
| 8.1.3 | 0 | La última máquina se instaló sin evaluar antes el cambio | Definir el proceso y aplicarlo al siguiente cambio | Producción, mes 3 |
| 9.2 | 0 | Sin programa ni auditores internos | Formar a dos personas y hacer el primer ciclo | Calidad, mes 6 |
Ordena las acciones por dependencia y no por nota. La auditoría interna y la revisión por la dirección van al final, porque necesitan algo que auditar y revisar. Con esa secuencia también puedes presupuestar: el coste externo lo tienes en cuánto cuesta certificarse en ISO 45001.
Errores frecuentes
- Hacerlo solo con papeles. Da una foto mejor que la real, y luego lo descubre el auditor.
- Puntuar con la dirección y sin los trabajadores. En consulta y participación, la respuesta cambia según a quién preguntes.
- Convertirlo en una lista de documentos. Lo que falta muchas veces es una práctica, no un papel. Antes de redactar, repasa qué pide de verdad la norma.
- Olvidar a los contratistas. Si en tu actividad son un riesgo importante, esa fila merece tanta atención como la evaluación de riesgos.
- No volver a mirarlo. Repuntúa la tabla a mitad de implantación para ver qué ha avanzado.
Si vienes de OHSAS 18001, usa la misma tabla y empieza por lo que cambió: lo tienes en ISO 45001 frente a OHSAS 18001.
Fórmate para implantarlo tú: el curso ISO 45001 recorre la norma cláusula a cláusula, de la política y la evaluación de riesgos a la auditoría y la revisión por la dirección, para que puedas cerrar tú mismo las brechas que salgan de esta tabla.
Preguntas frecuentes sobre el gap analysis de ISO 45001
¿Es obligatorio hacer un gap analysis para certificarse en ISO 45001?
No figura entre la información documentada que pide la norma, y no hace falta enseñarlo al auditor. Es una herramienta para saber qué falta y planificar la implantación.
¿En qué se diferencia el gap analysis de la auditoría interna?
El gap analysis se hace antes o al principio de la implantación y mide la distancia con la norma. La auditoría interna de la cláusula 9.2 es un requisito, se hace con el sistema ya funcionando y sus resultados entran en la revisión por la dirección.
¿Quién debe hacer el gap analysis de ISO 45001?
Quien conozca la norma y la empresa, normalmente el responsable de prevención, junto con mandos y trabajadores o sus representantes. Sirve un consultor externo si no hay nadie con ese conocimiento dentro, pero quien vaya a mantener el sistema debe participar.
¿Sirve el plan de prevención de la LPRL como punto de partida?
Sí. Una empresa española ya suele tener evaluación de riesgos, planificación preventiva, medidas de emergencia y coordinación de actividades. El análisis debe partir de ahí y mirar qué falta, que suele estar en el contexto, el liderazgo, los objetivos, la gestión del cambio y el ciclo de auditoría y revisión.
¿Sirve el gap analysis para pasar de OHSAS 18001 a ISO 45001?
Se usa la misma tabla, poniendo el foco en lo que OHSAS trataba menos: contexto y partes interesadas, liderazgo de la alta dirección, participación de los trabajadores y control de contratistas y compras.